GDPR pre personalistov, mzdárov a účtovníčky v roku 2021

GDPR pre personalistov, mzdárov a účtovníčky v roku 2021

Na základe doposiaľ vykonaných úradných kontrol, patria personálne a mzdové oddelenia medzi najkritickejšie oblasti, kde sa spracúvajú osobné údaje. Tieto oddelenia sú navyše v uplynulých dňoch povinné z pohľadu GDPR zabezpečiť svojim zamestnancom maximálnu ochranu – či už pri meraní teploty alebo pri spracúvaní ich zdravotných údajov. Okrem toho nesmieme zabudnúť, že do personálnej a mzdovej agendy pribudlo len za rok 2020 hneď niekoľko dôležitých noviniek:

– sú upravené pravidlá pre meranie teploty zamestnancom a iným osobám,

– od 29. 1. 2020 sú v platnosti nové pravidlá pre používanie kamerových systémov (má dosah sa aj na monitorovanie zamestnancov),

– od 1.9. musia zamestnávatelia získavať osobné údaje v súvislosti s pandemickou situáciou o zamestnancoch a iných osobách vstupujúcich do ich priestoru.

Na seminári si prejdeme okrem vyššie uvedených bodov, tiež všetky fázy a procesy spracúvania osobných údajov zamestnancov – od prijatia životopisov až po likvidáciu všetkých osobných údajov zamestnancov, s ktorými bol ukončený pracovný pomer. Pomocou praktických príkladov si vysvetlíme napr. aj to, ako má vyzerať súhlas, ako ho získať, čo môže obsahovať osobný spis zamestnanca alebo ako má vyzerať pracovná zmluva a dohoda o pracovnej činnosti. Takisto si povieme, čo by mala obsahovať faktúra alebo objednávka a čo by mal mať každý prevádzkovateľ uvedené na svojom webovom sídle. Podrobne sa budeme zaoberať aj fotografovaním a monitorovaním zamestnancov na pracovisku, ako aj ďalšími povinnosťami, ktoré pre vás vyplývajú z nariadenia GDPR. S ohľadom na aktuálnu situáciu si pripomenieme tiež, čo všetko je potrebné zabezpečiť, aby váš zamestnanec mohol vykonávať prácu z domu, aký je plán kontrol na rok 2021 alebo za čo boli doposiaľ firmy najčastejšie sankcionované.

Program:

– Identifikácia účelov, v ktorých sa spracúvajú osobné údaje, napr. na účely pracovnoprávnej agendy, BOZP, dochádzka, fotografie, dočasne pridelení zamestnanci, monitorovanie zamestnancov, účtovná agenda, obchodná komunikácia a i.

– Spracúvanie osobných údajov o uchádzačoch o zamestnanie (predzmluvné vzťahy), uchovávanie životopisov neúspešných uchádzačov o zamestnanie. Kedy je možné spracovávať osobné údaje uchádzačov bez súhlasu a kedy so súhlasom.

– Súhlas zamestnanca so spracúvaním osobných údajov v pracovnoprávnych vzťahoch (kedy je zamestnávateľ oprávnený spracovávať osobné údaje so súhlasom zamestnanca).

– Evidovanie dochádzky prostredníctvom elektronických zariadení, napr. biometria, čipy.

– Fotografia zamestnanca. Je potrebný súhlas?

– Zverejňovanie osobných údajov o zamestnancoch. Kedy sa osobné údaje môžu o zamestnancovi zverejňovať bez súhlasu a kedy je súhlas potrebný ?

– Spracúvate osobné údaje dočasne pridelených zamestnancov? Postupujete správne?

– Profilovanie zamestnancov; spracúvanie informácií o záľubách, mimopracovných aktivitách, firemná kultúra, poskytovanie benefitov. Máte takéto spracovávanie osobných údajov správne ošetrené?

– Prenos osobných údajov o zamestnancoch do 3. krajín nezaručujúcich primeranú úroveň ochrany osobných údajov. Kedy je potrebný súhlas zamestnanca na prenos do tretej krajiny?

– Zavedenie kontrolného mechanizmu podľa Zákonníka práce. Postupujete v súlade s § 13 ods. 4 Zákonníka práce?

– Monitorovanie zamestnanca prostredníctvom kamier.

– Kamerové systémy v podmienkach zamestnávateľa (ako ich rozlíšiť vo vzťahu k povinnostiam podľa zákona o ochrane osobných údajov; povinnosti prevádzkovateľa, primeranosť monitorovaného priestoru; primeranosť zásahu do práv a právom chránených záujmov fyzickej osoby/zamestnanca).

– Spracúvanie personálnej a mzdovej agendy prostredníctvom externých spoločností – sprostredkovateľov. Ako správne postupovať podľa nariadenia a nového zákona o OOU.

– Kontrola podľa zákona o ochrane osobných údajov, práva a povinnosti kontrolovanej osoby (prevádzkovateľ/zamestnávateľ), práva a povinnosti kontrolného orgánu, konanie o ochrane osobných údajov, sankcie za porušenie zákonných povinností.